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Administrative Assistant Job Number: 353981 Category: Administrative Description: Job Title: Administrative Assistant Pay Rate: $25- $30 / Hr Location: Irvine, CA Area Code: 949, 714 Zip Code: 92618 Start Date: Right Away Keywords: AdminJobs Aerospace AdminAssistantJobs Benefits: Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision 401k On the job training / cross-training Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. Accident and critical illness insurance optional. Scheduled performance reviews Referral program Responsibilities: Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities. Administer and process customer purchase orders Establish and maintain relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests. Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues. Prepares, and submits correspondence in response to customer requests. Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters. Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating. Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review Coordinates with various functions of the company on customer issues. Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead?time. Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed. Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests Set priorities and procedures for accomplishing work. May be required to delegate portions to others or help and support to others. Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects. Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met. Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner. Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing. Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature. Education and Experience: 3 years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities High School diploma or education certificate in applicable functional area preferred. Experience in 1 of the following required: WAWF (wide-area work flow) DIBBs (Defense Logistics Agency Internet Bid Board System) specific to US Government contracting Skills and Knowledge: Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature Ability to accurately type 55 wpm, where applicable Personal computer skills required Set priorities and procedures for accomplishing work High degree of accuracy and speed. Working knowledge of R-Card preferred MSS knowledge is preferred WAWF knowledge is preferred CAV knowledge is preferred Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area. Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable. Proficient with Microsoft Suite software. Effective verbal, written and interpersonal communication skills. Ability to work effectively with others and be a participative team player. Ability to navigate customer portals, retrieving, updating and managing information Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table. If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com EOE/F/M/Disability/Veterans Ttulo del puesto: Asistente administrativo Salario: $25- $30 / hora Ubicacin: Irvine, CA Cdigo de rea: 949, 714 Cdigo postal: 92618 Fecha de inicio: inmediatamente Beneficios: Beneficios mdicos/de salud con mltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista 401k Capacitacin en el trabajo / capacitacin cruzada Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades crticas opcional. Revisiones de desempeo programadas Programa de referencia Responsabilidades: Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas. Administrar y procesar rdenes de compra de clientes. Establecer y mantener relaciones con los equipos de atencin al cliente mediante el servicio corts y eficiente de las solicitudes de los clientes. Mantiene comunicacin regular con los equipos de atencin al cliente y responde a problemas externos de servicio al cliente. Prepara y enva correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes. Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa. Genera y procesa cotizaciones de repuestos estndar de manera oportuna y coordina con la estimacin de precios. Revisa los precios para que sean razonables, enva cotizaciones/propuestas para la revisin del cliente Coordina con diversas funciones de la empresa en temas de clientes. Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de produccin y/o aprovisionamiento razonable. Libera las reparaciones a produccin cuando se recibe la aprobacin del cliente al enviar la orden de trabajo al programador y actualizar la orden de venta. Ingrese y manipule datos en hojas de clculo, bases de datos o programas de administracin de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanografa con alto grado de precisin y velocidad. Administra portales de clientes, incluida la descarga de rdenes de compra, la actualizacin del estado de las rdenes de compra y la aceleracin de solicitudes. Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo. Puede ser necesario delegar partes a otros o ayudar y apoyar a otros. Recopile datos, realice investigaciones y recopile informacin utilizando una variedad de clculos matemticos para una amplia gama de informes y proyectos. Realizar investigaciones sobre problemas especficos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos. Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva. Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o informacin relevantes antes de distribuirlos. Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisin y firma. Educacin y experiencia: Ms de 3 aos de experiencia en oficina relacionada con tareas administrativas cada vez ms complejas o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas Se prefiere diploma de escuela preparatoria o certificado de educacin en el rea funcional aplicable. Se requiere experiencia en uno de los siguientes: WAWF (flujo de trabajo de rea amplia) DIBBs (Sistema de licitacin por Internet de la Agencia de Logstica de Defensa) especfico para contrataciones del gobierno de EE. UU. Habilidades y conocimientos: Responder a correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para revisin y firma. Capacidad para escribir con precisin 55 palabras por minuto, cuando corresponda Se requieren conocimientos de informtica personal Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo. Alto grado de precisin y velocidad. Se prefiere conocimiento prctico de R-Card Se prefiere conocimiento de MSS Se prefiere el conocimiento de WAWF Se prefiere conocimiento CAV Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminologa en el rea funcional. Capacidad para registrar con precisin los procedimientos de la reunin, cuando corresponda. Competente con el software Microsoft Suite. Habilidades efectivas de comunicacin verbal, escrita e interpersonal. Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo. Capacidad para navegar por los portales de los clientes, recuperar, actualizar y gestionar informacin. Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluidas frmulas, bsqueda virtual y tablas dinmicas. Si est interesado en este puesto, presente su solicitud a travs del enlace Aplicar ahora proporcionado. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotacin de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a tener xito. Belcan es un proveedor lder de personal calificado para muchas de las empresas ms respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para asignaciones por contrato, temporales, de contratacin temporal y directas. Somos el empleador elegido por miles en todo el mundo. Para obtener ms informacin, visite nuestro sitio web en Belcan.com EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos Location: Irvine , CA Minimum Experience (yrs): Required Education: Not Specified Benefits: Return to search results Email this job to a friend (emailjobs.asp?jo_num353981) If you have previously registered with us, pleaseLog in (memberlogin.asp) to apply for this position. Logged in members may also add jobs to their job cart

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